Terceirização de TI: vantagens, desvantagens e como evitar os riscos
Terceirização de TI: vantagens e desvantagens reais, como reduzir cada risco no contrato e quando vale ou não vale terceirizar a TI da sua empresa.
A terceirização de TI tem vantagens e desvantagens claras. Você ganha uma equipe com vários níveis de conhecimento, custo previsível e atendimento sem depender de férias ou faltas. Em troca, passa a depender de um fornecedor, tem menos gente dentro do escritório e fica exposto a um contrato mal escrito. Cada desvantagem tem um jeito de ser reduzida, e é isso que este guia mostra.
O que é terceirização de TI?
Terceirizar a TI é contratar uma empresa especializada para cuidar dos computadores, da rede, dos servidores, do e-mail e do atendimento aos funcionários. Em vez de contratar um técnico, você paga um contrato mensal com escopo e prazos definidos.
Em uma PME, a terceirização costuma cobrir o suporte do dia a dia, a manutenção da rede, o backup e a administração do Microsoft 365. Algumas empresas terceirizam tudo. Outras mantêm uma pessoa interna e contratam fora o que ela não cobre.
Quais são as vantagens da terceirização de TI?
A principal vantagem é ter vários especialistas pelo preço de um contrato. Um técnico sozinho dificilmente domina ao mesmo tempo atendimento ao usuário, firewall, servidor e backup.
Outras vantagens que pesam no dia a dia:
- Cobertura contínua. Se um técnico da empresa contratada tira férias, outro assume. Com um funcionário único, a TI para junto com ele.
- Custo previsível. Você sabe quanto vai pagar por mês. Não há encargos trabalhistas, treinamento ou substituição por conta da sua empresa.
- Três níveis de suporte. O contrato certo cobre do chamado simples ao servidor parado. Veja a diferença em níveis de suporte N1, N2 e N3.
- Processo e documentação. Uma empresa de TI organizada registra chamados, mantém inventário e envia relatórios. Isso fica com você, mesmo se trocar de fornecedor.
- Foco no negócio. O sócio de um escritório de advocacia para de gastar a manhã tentando configurar a impressora.
Quais são as desvantagens da terceirização de TI?
As desvantagens existem, e fingir que não existem só atrapalha a sua decisão. As três mais comuns são dependência do fornecedor, menos presença física e contrato mal feito.
Dependência do fornecedor. Se só a empresa contratada sabe as senhas e a configuração da rede, trocar de fornecedor vira um problema. Algumas empresas de TI guardam esse conhecimento como forma de prender o cliente.
Menos presença física. A maior parte do atendimento acontece a distância. Para quem estava acostumado a ter um técnico na sala ao lado, isso muda a rotina. E um problema físico, como um cabo rompido, depende do tempo de deslocamento.
Contrato mal feito. É a desvantagem mais cara. Contratos vagos falam em "suporte ilimitado" sem dizer o que está incluído, qual é o prazo e o que é cobrado à parte. A conta aparece no primeiro problema sério.
Há ainda um ponto de adaptação: os funcionários precisam aprender a abrir chamado em vez de chamar alguém no corredor. Leva algumas semanas.
Como reduzir cada desvantagem?
Cada risco tem uma medida prática, e quase todas cabem no contrato. A tabela resume:
| Vantagem | Desvantagem | Como reduzir o risco |
|---|---|---|
| Equipe com vários especialistas | Dependência do fornecedor | Exija documentação da rede e senhas guardadas em cofre com acesso da sua empresa |
| Cobertura sem depender de uma pessoa | Menos presença física | Contrate prazo de chegada presencial por escrito e visitas programadas |
| Custo mensal previsível | Custos extras escondidos | Liste no contrato o que está incluído e o preço do que não está |
| Atendimento remoto rápido | Usuários sem saber como pedir ajuda | Canais simples (telefone, WhatsApp, e-mail) e orientação na entrada |
| Relatórios e processo | Falta de controle sobre o serviço | Relatório mensal de chamados com horários e SLA definido |
| Saída sem perder conhecimento | Troca de fornecedor traumática | Cláusula de transição com entrega de documentação e acessos |
Dois documentos fazem a maior diferença: o inventário e a documentação da rede. Com eles em mãos, você não fica refém de ninguém. Veja como montar o seu em inventário de TI passo a passo.
Para o prazo de atendimento, leia o guia sobre SLA de TI.
Quando vale a pena terceirizar a TI?
Vale a pena quando a sua empresa depende de computador para trabalhar e não tem volume para uma equipe interna completa. É o caso da maioria das PMEs.
Sinais de que é hora:
- Um sócio ou funcionário de outra área "cuida da TI" nas horas vagas.
- O único técnico interno não dá conta ou não domina servidor e segurança.
- Ninguém sabe dizer se o backup funciona.
- Cada problema vira uma ligação para um técnico avulso diferente.
- A empresa cresceu e a rede foi montada aos poucos, sem documentação.
Uma clínica com 15 computadores, sistema de prontuário e um servidor pequeno é um exemplo típico. Ela precisa de alguém de plantão para a recepção e de um especialista para o servidor, mas não tem trabalho para dois funcionários.
Quando não vale terceirizar?
Não vale terceirizar tudo quando a TI é o próprio produto da empresa ou quando o volume diário exige várias pessoas dentro do escritório o tempo todo. Uma software house, por exemplo, precisa de gente técnica na equipe.
Também não vale terceirizar só pelo preço mais baixo. Um contrato barato que cobre apenas o primeiro atendimento sai caro no dia em que o servidor para.
Existe um caminho do meio: manter uma pessoa interna e terceirizar o N3, o backup e a segurança. Esse modelo, chamado de terceirização parcial ou cogerenciada, funciona bem para empresas médias.
Como a NSIT trabalha a terceirização?
A NSIT atende PMEs em São Paulo desde 2013, com suporte N1, N2 e N3, remoto e presencial. A entrada tem quatro etapas: visita com avaliação e inventário, padronização e organização da rede, relatório de melhorias e vulnerabilidades e documentação da rede. Essa documentação fica com a sua empresa.
Os prazos de atendimento e o que cada plano inclui estão nos planos da NSIT. O valor vem na proposta. Para entender o escopo completo, veja como funciona a terceirização de TI da NSIT.
Perguntas frequentes
Terceirizar a TI é mais barato do que contratar um técnico?
Depende do tamanho da empresa e do que você precisa. Um contrato costuma incluir vários níveis de conhecimento que um só funcionário não cobre. Compare o custo total do funcionário, incluindo encargos e substituição, com a proposta.
Posso manter um funcionário de TI e terceirizar só uma parte?
Pode. Muitas empresas mantêm alguém interno para o dia a dia e contratam fora servidor, backup e segurança. Combine no contrato quem faz o quê para evitar que um chamado fique sem dono.
O que acontece com meus dados se eu trocar de fornecedor?
Os dados são da sua empresa. Um bom contrato prevê a entrega de senhas, documentação e acessos na saída. Se a proposta não fala disso, peça a inclusão antes de assinar.
Quanto tempo leva para começar?
Depende do tamanho do ambiente. A primeira etapa é a visita com avaliação e inventário, e o cronograma sai dessa avaliação.
Está avaliando se a terceirização faz sentido para você? Leia como escolher uma empresa de TI em São Paulo, conheça a terceirização de TI para empresas ou fale com a NSIT.
