Inventário de TI: o que listar e como montar na sua empresa

Inventário de TI é a lista de tudo que a sua empresa usa em tecnologia: computadores, equipamentos de rede, licenças, garantias, contas e acessos. Ele mostra o que você tem, onde está, quem usa e quando precisa ser trocado. Para uma PME, uma planilha bem organizada já resolve. O que faz diferença é listar os campos certos e manter a lista atualizada.

Para que serve um inventário de TI?

Serve para você tomar decisões com base em dados, e não na memória de alguém. Com o inventário em mãos, você responde em minutos perguntas que hoje levam dias.

Algumas cenas comuns em escritório:

• O notebook de um vendedor quebra e ninguém sabe se ainda está na garantia.
• Um funcionário sai da empresa e a conta de e-mail dele continua ativa por meses.
• A licença do antivírus vence numa sexta à tarde e ninguém recebeu o aviso.
• O contador pede o valor dos equipamentos e a resposta é um palpite.

O inventário também é a base de outras decisões. Sem ele, fica difícil fazer um diagnóstico de TI ou organizar a governança de TI.

O que listar no inventário de TI?

Liste tudo que custa dinheiro, guarda dados ou dá acesso aos sistemas da empresa. Na prática, são cinco grupos.

Equipamentos. Computadores, notebooks, monitores, impressoras, roteadores, switches, pontos de acesso Wi-Fi, nobreaks, racks, servidores e câmeras. Inclua celulares da empresa.

Licenças e assinaturas. Microsoft 365, antivírus, sistema de gestão, programas de desenho ou contabilidade, certificados digitais e serviços em nuvem. Anote quantas licenças você paga e quantas usa.

Garantias e contratos. Data de compra, fim da garantia, contrato de manutenção, link de internet e fornecedores.

Contas e acessos. Quem tem e-mail, quem acessa o sistema financeiro, quem é administrador do Microsoft 365, quem entra no painel do domínio do site.

Senhas. Aqui vai um cuidado: senhas não entram na planilha. Elas ficam em um cofre de senhas, um programa próprio para guardar credenciais com criptografia e controle de acesso. O inventário só indica em qual cofre está cada credencial e quem pode abrir.

Quais campos a planilha precisa ter?

Use a tabela abaixo como checklist. Nem todo item precisa de todos os campos, mas os principais devem estar lá.

Campo	Exemplo	Para que serve
Código de patrimônio	NB-014	Identificar o item com etiqueta
Tipo	Notebook	Filtrar e contar por categoria
Marca e modelo	Modelo e fabricante do equipamento	Buscar peças e drivers
Número de série	Conforme etiqueta do fabricante	Acionar a garantia
Usuário responsável	Ana, financeiro	Saber quem usa
Local	8º andar, sala 3	Encontrar o equipamento
Data de compra	03/2023	Calcular a idade
Fim da garantia	03/2026	Planejar troca ou extensão
Sistema operacional	Windows 11 Pro	Checar atualizações e compatibilidade
Configuração	16 GB de RAM, SSD de 512 GB	Avaliar se aguenta o trabalho
Situação	Em uso, reserva, manutenção, descartado	Controlar o ciclo de vida
Licenças vinculadas	Microsoft 365, antivírus	Saber o que liberar quando o item sair
Observações	Bateria fraca	Registrar problemas conhecidos

Para licenças, acrescente: quantidade contratada, quantidade em uso, data de renovação e valor mensal ou anual.

Como fazer o inventário de TI passo a passo?

Comece pelo que é físico e termine pelos acessos. Em um escritório de contabilidade com 12 pessoas, o trabalho cabe em poucos dias.

1. Defina o responsável. Uma pessoa cuida da lista. Pode ser alguém interno ou a empresa de TI.
2. Monte a planilha. Crie as colunas da tabela acima antes de sair contando.
3. Percorra o escritório. Mesa por mesa, anote cada equipamento e cole uma etiqueta com o código.
4. Olhe o rack e a sala técnica. Roteador, switch, nobreak e servidor costumam ficar esquecidos.
5. Levante as licenças. Entre no painel do Microsoft 365 e dos outros serviços e confira as notas fiscais.
6. Liste contas e acessos. Compare a lista de usuários com a lista de funcionários ativos. Desative o que sobrar.
7. Organize o cofre de senhas. Transfira as senhas soltas, de cadernos e bilhetes, para o cofre.
8. Revise com os sócios. Mostre o que está vencido, sobrando ou faltando.

Ferramentas de gestão remota ajudam a coletar dados como modelo, memória e sistema operacional sem abrir cada máquina. Ainda assim, a visita física encontra o que o software não vê, como o nobreak com bateria vencida.

Como manter o inventário atualizado?

Mantenha o inventário vivo ligando cada mudança a um evento. A lista desatualiza quando depende de alguém lembrar.

• Compra: o item só vai para a mesa depois de entrar na planilha.
• Admissão: o novo funcionário recebe equipamento e contas já registrados.
• Desligamento: no mesmo dia, as contas são desativadas e o equipamento volta como "reserva".
• Manutenção: a situação muda para "manutenção" até o item voltar.
• Revisão periódica: uma conferência completa a cada seis meses pega o que escapou.

Guarde o histórico. Saber que um notebook já foi para o conserto três vezes ajuda na hora de decidir a troca.

Como usar o inventário para planejar compras e orçamento?

Use as datas de compra e de garantia para montar um calendário de renovação. Quando você sabe quais equipamentos ficam sem garantia no próximo ano, dá para distribuir as trocas e evitar comprar tudo de uma vez.

Com a planilha filtrada, você consegue:

• Separar os computadores que não rodam a versão atual do Windows.
• Ver licenças pagas e sem uso, e cancelar.
• Prever as renovações de assinaturas mês a mês.
• Priorizar a troca dos equipamentos com mais chamados.
• Mostrar aos sócios um orçamento anual com números, e não estimativas.

Esse controle faz parte da gestão de TI: decidir o que comprar, quando e por quê.

Como a NSIT faz o inventário?

O inventário é a primeira etapa da entrada de um cliente na NSIT. Na visita de avaliação, a equipe levanta computadores, notebooks, roteadores, switches, nobreaks, racks, cabeamento e câmeras. Depois vêm a padronização da rede, o relatório de melhorias e vulnerabilidades e a documentação da rede.

O inventário e a documentação ficam com a sua empresa e são mantidos ao longo do contrato. Se você está avaliando contratar fora, leia também as vantagens e desvantagens da terceirização de TI.

Perguntas frequentes

Planilha serve ou preciso de um sistema?

Para a maioria das PMEs, uma planilha bem estruturada serve. Um sistema de inventário ajuda quando há muitos equipamentos ou várias filiais. O que importa é manter os dados corretos.

Posso guardar as senhas na planilha do inventário?

Não. Planilhas circulam por e-mail e ficam em pastas compartilhadas. Guarde as senhas em um cofre de senhas e registre no inventário apenas onde cada uma está e quem tem acesso.

De quanto em quanto tempo devo revisar o inventário?

Atualize a cada compra, admissão ou desligamento. Faça também uma conferência completa a cada seis meses.

O inventário ajuda a cumprir a LGPD?

Ajuda. Saber quais equipamentos e contas guardam dados pessoais é um passo para controlar o acesso a eles, como pede a Lei nº 13.709/2018. O inventário sozinho não garante a conformidade, mas é um bom começo.

Quer um inventário completo e alguém para mantê-lo em dia? Veja como funciona a gestão de TI da NSIT ou fale com a nossa equipe.